Con el advenimiento de la pandemia a nuestras vidas y las medidas de confinamiento nos ha venido de golpe la adaptación hacia lo online en los trabajos, la docencia, las relaciones, las comunicaciones. En este "nuevo mundo", el asunto de las firmas de los contratos también ha sufrido un cambio debido a la imposibilidad de poderse reunir para la firma conjunta y por la necesidad de seguir con todos los procesos aún teniendo restricciones. La firma electrónica se convierte en fundamental para que la vida burocrática siga su curso desde lo estrictamente online.
Conviene distinguir entre la firma digitalizada ó escaneada (una firma manuscrita y posteriormente escaneada para convertirla en un fichero digital que se puede "pegar" en un documento) y por otro lado tenemos la firma electrónica digital (que necesita tener instalado un Certificado Digital y que tiene validez jurídica). Es ésta última la que vamos a necesitar para que los documentos firmados (contratos, convenios, acuerdos, anexos, ...) tengan validez en su transmisión oficial.
Certificado digital
En España, el certificado digital de persona física es la certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM que vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad. ¿Cómo se obtiene? Tecnicamente el certificado digital es un fichero digital que se solicita por Internet, lo validas presencialmente con tu DNI en una oficina de Registro o de Hacienda que estén abiertas (si no se puede ir presencialmente se puede usar el DNI electrónico para validar) y luego se instala en el navegador del ordenador (En Chrome: Configuración --> Privacidad y Seguridad --> Gestión certificados --> Importar). Tiene una validez de 4 años y posteriormente se puede renovar por Internet | Ver vídeo sobre cómo obtener el certificado digital en 4 pasos
DNI-e
Con el advenimiento del DNI eletrónico, se puede también firmar eletrónicamente. Para ello hay que tener un adaptador DNI para ordenador y un código PIN de 12 caracteres que se obtiene en cualquier comisaría de la Policía.
¿Cómo añadir la firma electrónica en un documento .PDF?
Yo lo hago desde el Adobe Acrobar Reader DC (versión 2020). Abro el documento .PDF a firmar y en Más herramientas --> Certificado ya aparece la herramienta adecuada para la firma electrónica marcando el área de cuadro donde quieres que se estampe la firma electrónica digital. Recordad que esa firma no es sólo un texto gráfico (donde aparece tu nombre y la fecha) sino que incorpora metadatos en el propio archivo del documento para que pueda ser rastreado por un validador de firmas.
Fdo- Casey Jones
Otra forma de hacerlo es mediante de programa "Autofirma" del Portal de Firmas del Gobierno de España (programa que se instala en el ordenador). Al ejecutar el programa, le indicas: el .PDF que quieres firmar, una posición dentro del documento e incluso puedes seleccionar una imagen personalizada. En todos estos casos, te pedirá seleccionar el Certificado Digital.
