Saber cómo organizar eventos

Círculo de Bellas Artes - Madrid

Esta semana he asistido a un taller de organización de eventos, y los grandes ponentes que han pasado por nuestro lado, han dejado muchos y buenos consejos basados en su amplia experiencia, de los cuales he seleccionado los siguientes:

• Lo interesante es que un evento/proyecto cambie nuestra propia vida y mejore la situación del lugar donde se ejecuta.
• Es necesario crear un equipo dividiendo las funciones por ámbitos (aunque todos deben ser flexibles y en ocasiones intercambiables): director, difusión / marketing, diseño / logística, programación / actividades, financiación / patrocinadores. Hay que hacer un cronograma para estimar los tiempos de cada fase.
• Cada acción de promoción debe valorarse en su impacto en resultado de ventas (ROI).

"Nadie mejor que nosotros, los gestores culturales, para vender una idea"

• Un patrocinador te patrocina una única cosa del evento: no le exijas más. Además, cada vez en mayor medida, el patrocinio es en especies (en ese caso se habla de colaborador)
• Importante hacer un dossier escrito del evento: qué (objetivo), cuándo y dónde, cómo (datos de gestión), programación (actividades) e, importante, ¡una tarifa!
• "Hay que caminar la zona" saber qué gente vive, qué negocios están, rodearse del mayor apoyo y colaboración local al evento que se pueda.
• Para pedir patrocinio: conseguir una reunión, llegar puntual, hacer una propuesta personalizada y finalmente, persistencia y resistencia. ("El que resiste, gana") Los patrocinadores son los que delimitan la oferta e incluso el producto final.

Hay dos modelos de gestión de eventos:

1. Los que te dan un dinero para una actividad, y con ese dinero se organiza la fecha, el lugar y las actividades
2. Los de gestión estratégica: sabes la fecha, partes de 0 euros y en función de la actividad se busca un patrocinador (es la más habitual)

"La gestión cultural es el arte de encontrar dinero y hacer coincidir las agendas"

• Los ayuntamientos suelen apoyar proyectos/eventos que tengan que ver con cultura (están obligados si tienen presupuesto)
• Intentar traer a caras públicas al evento para que haya mayor repercusión (la prensa viene con ellos).
• En el asunto de distribución y colocación de gente siempre habrá quejas aunque lo hayas hecho muy bien.
• El resultado de todo evento, por muy perfecto que esté, siempre va a fallar en un margen 10-25% Hay que contar con ello y no hacer herida. Nada más terminar el evento, hay que hacer reunión de fallos/mejoras que servirán de punto de partida para la siguiente edición.

Y unos consejos finales para todo gestor cultural que quiera organizar algo:

• Saber de todo: música, arte, literatura, cine, fotografía, imagen, protocolo, legislación, etc.
• Tener diversas salidas ante posibles imprevistos (que siempre los hay)
• Mucho trabajo: acostumbrase a dar el 100% cuando a lo mejor sólo se va a sacar la mitad.
• Imaginación: No tener límites (salvo los del presupuesto ;-), cuidar los detalles, que se vea calidad en lo poco o mucho que se haga.
• Volverse invitados de tus propios eventos, para saber qué es lo que te gustaría.
• Y sobre todo, y ante todo,... ¡MUCHA PACIENCIA!