Plan de comunicación: cartel, social media y mailing

Una vez que se tienen claros los datos del evento se puede empezar con el plan de comunicación ¿Con cuánta antelación? He notado que nadie quiere mojarse dando una fecha porque depende del tipo de evento, pero os cuento lo que hemos hecho con una obra de teatro local como la de Maribel y la extraña familia ,de Caleruega. Hemo empezado la comunicación con 3 semanas de antelación, básicamente con:

• Creación de un evento Facebook sobre el asunto (bueno, eso ya lleva hecho desde hace 2 meses)
• Creación de un post en el blog de Caleruega al respecto (3 semanas antes) y replicación del mismo en Twitter y en la página Facebook del pueblo.
• Envío de una nota de prensa (por mail) a las redacciones de períódicos y radios locales (una, 3 semanas antes y otra vez la misma semana del evento, para que no se olviden  ;-)
• Anunciar el evento en Twitter (3 semanas antes) e ir poniendo tweets alusivos cada 1 ó 2 días hasta el día del evento incluido

CARTELERÍA

Un elemento propio del plan de comunicación más físico es el cartel. En toda mi experiencia, es un elemento que siempre llega tarde porque no se prevee bien el tiempo de diseño, de cambios, de imprenta, y sobre todo la difusión física por diversos lugares.

Cartel de teatro:  Maribel y la extraña familia (27 Julio 2013)

Este cartel ha estado disponible con 2 semanas de antelación al evento. Creo que es poco tiempo.

En la franja inferior se han puesto los datos de día, hora y lugar. Aquí nos surgen una duda sobre dónde poner los datos del precio y la modalidad de reserva:

• ¿Es mejor ponerlo aparte, sólo en los medios digitales? Se corre el riesgo de que parte del publico sin acceso a Internet no disponga de esos datos y no se acerquen por temor a tener el aforo completo. Para solucionarlo, una vez impresos los carteles, cabría añadir esos datos a mano o estilo post-it ¿cutre?.
• ¿Es mejor ponerlo en la edición del propio cartel? Informativamente es mejor porque está todo en el mismo sitio, pero en el equipo algunas razones estéticas del diseño del cartel parecen reacias a ponerlo impreso.

Pregunta para los expertos ¿cómo se suele hacer? ¿qué es lo mejor en estos casos?