Se aprende mucho de la experiencia y estos días que tenemos la misión de preparar ponencias en el máster, podemos extraer algunas conclusiones para que sean un éxito. Ni qué decir tiene que la elección de los ponentes es crucial en el desarrollo de la misma, porque su saber hablar, su preparación, su dominio del lenguaje y los medios audiovisuales que presente son fundamentales, pero nosotros como gestores culturales debemos tener presente lo que rodea al evento y algunos detalles que lo hagan más flexible y atraiga a los públicos.
Aquí van mis observaciones:
- Crear un hashtag (tipo #NombreEvento) para que desde el inicio se haga referencia a él en todos los elementos de marketing
- Crear un evento en Facebook y hablar de ello en Twitter desde al menos 3 semanas antes.
- Diseñar un buen cartel que sirva como elemento publicitario en redes sociales, imagen whatsapp. También imprimir unos cuantos en papel físico (DIN A3) para al menos ponerlo en los alrededores del sitio donde tenga lugar el evento. Indicar bien la fecha, hora y el lugar del evento.
- Programa de mano donde se explique el perfil y contacto de los ponentes así como un esquema temporal de la ponencia. Se repartirá a la entrada.
- Sobre la mesa, carteles con el nombre de los ponentes y micrófonos que se escuchen bien.
- Una pantalla twitter en la sala en la que todos los asistentes puedan ver reflejados sus tweets sobre la ponencia. Hay varias herramientas gratuitas: http://www.tweetwally.com/ ó http://www.tweetbeam.com/
- Crear algún tipo de concurso o prueba de manera que los asistentes reciban algún regalo por ello (photocall, preguntas en twitter, etc)
- Al menos 2 personas haciendo labores CM (Community Manager) que se tienen que ocupar de la parte online de la ponencia: una publicando un extracto de lo que se va diciendo más fotos del evento; y otra escuchando el timeline para responder en el momento e ir apuntando las preguntas que se hagan posteriormente con el micrófono en sala.
- En la ronda de preguntas, que haya micros inalámbricos y una o dos personas siempre mirando al público para ver quién quiere preguntar y pasar el micro antes de que les den el turno de palabra.
- Si es posible y si hay medios, que se retransmita toda la ponencia por streaming, para que que haya una proyección del público fuera de la sala.
- Al día siguiente del evento, hacer un storify http://storify.com con los tweets más relevantes de la ponencia y una recopilación estadística del evento. Hay herramientas gratuitas como: http://www.tweet-tag.com/ ó http://www.tweetbinder.com/ que no son exhaustivas ni totalmente precisas pero nos dan una idea cualitativa de la sesión.
Si se nos ocurre entre todos algún otro detalle más, iré actualizando la lista.
Muy bien la explicación.
ResponderEliminarEstupenda la entrada. Super clara y excelentes consejos!!
ResponderEliminarMuy buena entrada. Son puntos prácticamente básicos pero no siempre se tienen en cuenta, en ocasiones por la preparación en tiempo récord. Una opción interesante es también la grabación de la conferencia puesto que no siempre se puede seguir el streaming de estos eventos por falta de tiempo o estar realizando alguna otra actividad.
ResponderEliminarMuy buena entrada. Son puntos prácticamente básicos pero no siempre se tienen en cuenta, en ocasiones por la preparación en tiempo récord. Una opción interesante es también la grabación de la conferencia puesto que no siempre se puede seguir el streaming de estos eventos por falta de tiempo o estar realizando alguna otra actividad.
ResponderEliminarEfectívamente Yoly. Toda la razón. Si tenemos recursos para retransmitir por streaming la ponencia, sería una buena práctica el guardar el contenido en bruto (uno 2.7 GB cada 3 horas) y o bien ponerlo sin más a disposición pública a través de una web o bien hacer un poco de edición para recoger y publicar los mejores momentos de la ponencia (eliminando algunos tiempos muertos). Gracias por comentar.
ResponderEliminarMuy buen compendio de sugerencias. Añado algunas anotaciones:
ResponderEliminar- El hasthtag: ojo a la longitud. Que se entienda pero que no se coma la mitad de los 140 caracteres. Además debe ser fácil de escribir, sin caracteres extraños ni mayúsculas que obliguen a cambio de teclado.
- Una web o blog donde se agrupe toda la información del evento es muy cómoda, no todos están en Facebook y en una web es más fácil encontrar la información.
- Ensayo: es conveniente pedir a los ponentes su presentación con anterioridad para comprobar que se proyecta bien en la sala, compatibilidad de software, versiones, etc. El ponente debería llegar con anterioridad y familiarizarse con el micro y demás.