Las ponencias más allá del ponente

Se aprende mucho de la experiencia y estos días que tenemos la misión de preparar ponencias en el máster, podemos extraer algunas conclusiones para que sean un éxito. Ni qué decir tiene que la elección de los ponentes es crucial en el desarrollo de la misma, porque su saber hablar, su preparación, su dominio del lenguaje y los medios audiovisuales que presente son fundamentales, pero nosotros como gestores culturales debemos tener presente lo que rodea al evento y algunos detalles que lo hagan más flexible y atraiga a los públicos.

Aquí van mis observaciones:

• Crear un hashtag (tipo #NombreEvento) para que desde el inicio se haga referencia a él en todos los elementos de marketing
• Crear un evento en Facebook y hablar de ello en Twitter desde al menos 3 semanas antes.
• Diseñar un buen cartel que sirva como elemento publicitario en redes sociales, imagen whatsapp. También imprimir unos cuantos en papel físico (DIN A3) para al menos ponerlo en los alrededores del sitio donde tenga lugar el evento. Indicar bien la fecha, hora y el lugar del evento.
• Programa de mano donde se explique el perfil y contacto de los ponentes así como un esquema temporal de la ponencia. Se repartirá a la entrada.
• Sobre la mesa, carteles con el nombre de los ponentes y micrófonos que se escuchen bien.
• Una pantalla twitter en la sala en la que todos los asistentes puedan ver reflejados sus tweets sobre la ponencia. Hay varias herramientas gratuitas: http://www.tweetwally.com/ ó http://www.tweetbeam.com/
• Crear algún tipo de concurso o prueba de manera que los asistentes reciban algún regalo por ello (photocall, preguntas en twitter, etc)
• Al menos 2 personas haciendo labores CM (Community Manager) que se tienen que ocupar de la parte online de la ponencia: una publicando un extracto de lo que se va diciendo más fotos del evento; y otra escuchando el timeline para responder en el momento e ir apuntando las preguntas que se hagan posteriormente con el micrófono en sala.
• En la ronda de preguntas, que haya micros inalámbricos y una o dos personas siempre mirando al público para ver quién quiere preguntar y pasar el micro antes de que les den el turno de palabra.
• Si es posible y si hay medios, que se retransmita toda la ponencia por streaming, para que que haya una proyección del público fuera de la sala.
• Al día siguiente del evento, hacer un storify http://storify.com con los tweets más relevantes de la ponencia y una recopilación estadística del evento. Hay herramientas gratuitas como: http://www.tweet-tag.com/ ó http://www.tweetbinder.com/ que no son exhaustivas ni totalmente precisas pero nos dan una idea cualitativa de la sesión.

Si se nos ocurre entre todos algún otro detalle más, iré actualizando la lista.

Si cierran salas de cine es porque lo hacen mal

El título puede parecer pretencioso, pero estoy parafraseando a Jonás Trueba cuando explicaba en el máster de gestión cultural las políticas de distribución y exhibición que se llevan a cabo en España, al menos vista desde su perspectiva de productor- realizador. En realidad, la cadena del cine tiene tantos pasos que conviene conocerla para entender bien las situaciones. Además, una pata fundamental (y aquí vuelvo a Robert Muro) en todo empeño de proyecto cultural es y debe ser el público, y es cierto que en el cine de distribución de las "majors" (lo que llamamos, cine comercial) al público se le trata como simple elemento de ingreso, que se le cobra una entrada (a veces con bastante comisión por plataforma), se le dan las luces en cuanto aparecen los créditos (para que se vaya pronto y comience nueva sesión, cual turnos de una fábrica) y se le saca rápido por una puerta trasera que casi siempre va a dar a un descampado o una calle insólita. No se cuida para nada la experiencia cinéfila.

Conviene saber, que en un cine comercial, si una entrada cuesta, por ejemplo, 8€, el reparto aproximado es el siguiente: 1.68€ (Hacienda por el IVA) + 2.5€ (Sala de cine exhibidora) + 3.58€ (Productor) + 1€ (Distribuidor) + 0,24€ por las diversas sociedades de gestión (SGAE,DAMA, AIE, AISGE).

Las salas de cine que pertenecen a grandes distribuidoras, realmente no tienen programación. Simplemente tienen que pensar cuánto tiempo quieren mantener una película (del catálogo imperativo que llega de EE.UU) y va a estar en cartel. Sólo programan el tiempo. Hasta el año 1999 había una "cuota de distribución" de forma que se aseguraba en esos cine una mínima cuota de pantalla de cine español, dado que para conseguir la licencia de doblaje se necesitaba distribuir una película española. Ahora dicha ley ya no existe.

Por otro lado, existen salas más independientes, alejadas de este circuito comercial, donde el proceso conlleva una programación más estudiada, mejor planteada, poniendo acento en películas, temas, directores, cuidando más al público que se acerca por gusto al cine, donde el proceso conlleva buscar las películas a exhibir por distribuidoras oficiales, no oficiales, filmotecas, incluso preguntando a la familia de los autores o a coleccionistas. Conviene diferenciar, además, que por un lado hay que buscar las copias de las películas y por otro al dueño de los derechos de exhibición (que muchas veces no coincide). En ciertos casos, son los propios realizadores-productores los que tienen que negociar el precio con las salas en formato "four wall contract", es decir, al más puro estilo de la gestión escénica: un caché, la taquilla, o un fijo más % de entradas,... Estos cines sufren más los cambios tecnológicos (como el proceso de digitalización tanto de películas como de salas, al que están abocados todos desde el 2014, con la consiguiente pérdida de mucho patrimonio cinematográfico porque "si no da dinero, no se va a hacer el proceso"). No obstante, este tipo de salas "residuales", quizá se puedan tildar de "románticas" pero se pueden convertir en el futuro en los protagonistas de la distribución para todos los nuevos realizadores y nosotros, como gestores culturales, tenemos casi la obligación de preservar, cuidar y apoyar. No sólo es cuestión de dinero, sino que es un tema de justicia cultural.

Queda mucho por hacer en la gestión de las salas, pero dado que para los realizadores de películas lo que les interesa es que su obra se vea en pantalla grande, con sala oscura y "espectadores interesados, rehenes de atención" tendrá que llegarse a un acuerdo tácito y que las salas tengan flexibilidad de horarios y precios, que la recaudación sea equilibrada habiendo un reparto entre el autor-productor y la sala que arriesga, y que el público se sienta bien, cuidado y forme parte del proceso.

El origen del turismo cultural en España

Benigno de la Vega Inclán (1858-1942)

Pienso que todo gestor cultural debería pasarse estos días por el Museo del Romanticismo y por el museo de la Biblioteca Nacional para conocer los orígenes del turismo en España así como la figura de don Benigno de la Vega Inclán, al que considero el "patrón" de los gestores culturales.

A principios del siglo XX (1911), el rey Alfonso XIII encargó a su amigo Benigno el desarrollo y organización y gestión del fomento del turismo en España en lo que se constituyó como "Comisaría Regia del Turismo".

Comisaría regía del Turismo (1911 -1928) - Museo del Romanticismo

Benigno se encontró sólo en la misión (no tenía equipo) y partía de un presupuesto 0. ¿Os suena la situación? Ante tan gran cometido, su línea de gestión se basó en varios pilares fundamentales

• La mejora de alojamientos y hospederías, para que los turistas (ilustrados y de alto poder económico en la época) estuvieran cómodos. Fue el germen de la actual red de Paradores.
• La rehabilitación del patrimonio (lo que hoy se denominaría "poner en valor") Así restauró para su visita la Casa del Greco (Toledo), la Casa Cervantes (Valladolid), el propio museo del Romanticismo (Madrid), etc así como la creación de nuevos museos.
• Celebración y organización de congresos y exposiciones para dar a conocer la riqueza cultural de España, así como una fuerte línea editorial con revistas, publicaciones y carteles
• Organización de visitas oficiales con personajes públicos para tener más prensa y atraer más público.

El hecho de ser una persona sola para todo y de que los gastos de gestión salieran de su bolsillo (gestor y mecenas) hizo que su labor sólo perdurase hasta 1928, en que la comisaría se transformó en el Patronato de Turismo.

Panel de la exposición BNE - referencia a exposición MRomanticismo

Una exposición en dos sedes. En el museo BNE, se tiene más recorrido y el caminar es más sinuoso, para ir desde los los primeros libros sobre España de autores extranjeros (Hand book of travellers in Spain, 1855), los primeros intentos de organización en 1903, hasta las rutas turísticas de la guerra del 1936-39 gestionadas por el Servicio Nacional del Turismo (del bando nacional), pasando por las grandes exposiciones de 1929 en Sevilla y Barcelona.

La industria de los forasteros (1903)

En todo este proceso, siempre se tuvo claro que el desarrollo de la cultura y del turismo cultural era una fuente de desarrollo y riqueza para el país, por lo que desde el gobierno público (fuera del color que fuera) siempre se intentó fomentar, facilitar y apoyar ¿Igualito que ahora?

Ambiente sinuoso verde pistacho (Museo BNE) - Ambiente aéreo carmesí (MRomanticismo)

También me gustaría destacar curioso del diseño del flyer que sirve para ambas sedes de la exposición y que si se desdobla entero se convierte en cartel en el cartel oficial de la exposición.

Flyer - cartel de la exposición

La exposición "VISITE ESPAÑA" es gratis, muy recomendable y la podéis visitar hasta el 18 de mayo de 2014.

¡Danzad, danzad, gestores!

Danza macabra (El Séptimo Sello - Ingmar Bergman (1968))

Ahora que se acercan los carnavales, quisiera hacer una valoración en favor del mundo de la danza - poesía en el espacio - y su mal considerado papel como la "hermana pobre" dentro de las artes escénicas. Ha sido muy interesante, y a la vez triste, el encuentro con Luis Guillermo Heras Toledo para comprobar los muchos pasos que se han querido dar para impulsar el sector de la danza y los pocos que se han dado desde "los políticos de turno" con las puertas que se han cerrado. En 2009, el Foro estatal de la Danza presentó un plan estratégico y buenas prácticas para el desarrollo de la danza en España con interesantes propuestas de gestión de las que no se han cumplido prácticamente ninguna. Las líneas estratégicas iban encaminadas a:

• Coordinación entre los gobiernos nacionales, autonómicos y locales para que cada cual se ocupe de una tarea.
• Buscar ayudas en otros ministerios (no sólo en el del Cultura): Educación, Economía y Hacienda, Trabajo y Asuntos Sociales, Asuntos exteriores,... dado que la cultura es una fuente de riqueza, educación y crecimiento de las zonas.
• Desarrollo de circuitos de difusión y exhibición así como campañas de marketing y de formación de públicos (comenzando desde pequeños en la escuela)
• Desarrollo de incubadoras creativas (ayuda a los jóvenes dando residencia) y fábricas de creación (residencia + ayuda económica beca-salario), etc

En definitiva, se trataba de trabajar por la creación de un tejido cultural en el que la danza (las artes escénicas en general) conviva con otras artes y sea fuente de crecimiento cultural y económico en el país.

Plan estratégico del INAEM para la danza (2009)

Pero la realidad que veo es muy diferente a esos buenos propósitos y se han dado muy pocos pasos. Se sigue con la idea retrógrada de que la danza sólo es el ballet, el flamenco, sevillanas y resto de bailes regionales. La gente que quiere presentar espectáculos de danza contemporánea, danza de fusión o desarrollos escénicos más vanguardistas (performances, circos, etc) se las ve y las desea para llevarlos a cabo y casi siempre con las trabas de los organismos públicos. Por ello, es de destacar ejemplos (contados) en los que se llevan a cabo gestión de proyectos para ayudar y hacer llegar al público la danza:

• El Mercat de les Flors en Barcelona (junto con Le Graner):  único reducto en España de entidad pública dedicada a la danza. Un oasis en el territorio nacional, dado que en Madrid, por ejemplo, cerraron la sala Olimpia o el Teatro Madrid (templo de la danza) y no se ha tenido intención de reabrirlo. Sólo algunas salas alternativas (como Kubik Fabrik) intentan dar pasos de aproximación, con esfuerzo privado.

• Proyecto Platea (INAEM): Sistema de ayudas a los antiguos teatros municipales (muchos de ellos cerrados o para otros usos) cuando se contrate a compañías escénicas.

• IBERESCENA: ayudas para la colaboración y la creación artística, entre los 12 países hispanohablantes que conforman la firma del protocolo y pagan su cuota.

• MUJERES, FUSIÓN, en Burgos: evento de danza que con mucho trabajo, la colaboración de academias y alguna ayuda privada (siempre con fondos solidarios), se lleva a cabo con resultados excelentes en lo creativo pero que a duras pena llega a la autofinanciación económica y sin ninguna ayuda o colaboración por parte de las entidades municipales.

Creo que como gestores culturales debemos conocer el trabajo de los pioneros y exponentes de la danza contemporánea (Israel Galván, Sol Picó, Rocío Molina, Mal Pelo, Victor Ullate, Daniel Abreu,...) y tenemos la obligación que luchar y trabajar para que las medidas y buenas prácticas en gestión no se queden sólo en el papel o en interesantes congresos (como el del día 19M dirigido por Pilar Gonzalo), sino que sean como la propia danza, movimiento en acción.

I Foro profesional "Cultura y buenas prácticas" - La Casa Encendida (Madrid) 

Saber cómo organizar eventos

Círculo de Bellas Artes - Madrid

Esta semana he asistido a un taller de organización de eventos, y los grandes ponentes que han pasado por nuestro lado, han dejado muchos y buenos consejos basados en su amplia experiencia, de los cuales he seleccionado los siguientes:

• Lo interesante es que un evento/proyecto cambie nuestra propia vida y mejore la situación del lugar donde se ejecuta.
• Es necesario crear un equipo dividiendo las funciones por ámbitos (aunque todos deben ser flexibles y en ocasiones intercambiables): director, difusión / marketing, diseño / logística, programación / actividades, financiación / patrocinadores. Hay que hacer un cronograma para estimar los tiempos de cada fase.
• Cada acción de promoción debe valorarse en su impacto en resultado de ventas (ROI).

"Nadie mejor que nosotros, los gestores culturales, para vender una idea"

• Un patrocinador te patrocina una única cosa del evento: no le exijas más. Además, cada vez en mayor medida, el patrocinio es en especies (en ese caso se habla de colaborador)
• Importante hacer un dossier escrito del evento: qué (objetivo), cuándo y dónde, cómo (datos de gestión), programación (actividades) e, importante, ¡una tarifa!
• "Hay que caminar la zona" saber qué gente vive, qué negocios están, rodearse del mayor apoyo y colaboración local al evento que se pueda.
• Para pedir patrocinio: conseguir una reunión, llegar puntual, hacer una propuesta personalizada y finalmente, persistencia y resistencia. ("El que resiste, gana") Los patrocinadores son los que delimitan la oferta e incluso el producto final.

Hay dos modelos de gestión de eventos:

1. Los que te dan un dinero para una actividad, y con ese dinero se organiza la fecha, el lugar y las actividades
2. Los de gestión estratégica: sabes la fecha, partes de 0 euros y en función de la actividad se busca un patrocinador (es la más habitual)

"La gestión cultural es el arte de encontrar dinero y hacer coincidir las agendas"

• Los ayuntamientos suelen apoyar proyectos/eventos que tengan que ver con cultura (están obligados si tienen presupuesto)
• Intentar traer a caras públicas al evento para que haya mayor repercusión (la prensa viene con ellos).
• En el asunto de distribución y colocación de gente siempre habrá quejas aunque lo hayas hecho muy bien.
• El resultado de todo evento, por muy perfecto que esté, siempre va a fallar en un margen 10-25% Hay que contar con ello y no hacer herida. Nada más terminar el evento, hay que hacer reunión de fallos/mejoras que servirán de punto de partida para la siguiente edición.

Y unos consejos finales para todo gestor cultural que quiera organizar algo:

• Saber de todo: música, arte, literatura, cine, fotografía, imagen, protocolo, legislación, etc.
• Tener diversas salidas ante posibles imprevistos (que siempre los hay)
• Mucho trabajo: acostumbrase a dar el 100% cuando a lo mejor sólo se va a sacar la mitad.
• Imaginación: No tener límites (salvo los del presupuesto ;-), cuidar los detalles, que se vea calidad en lo poco o mucho que se haga.
• Volverse invitados de tus propios eventos, para saber qué es lo que te gustaría.
• Y sobre todo, y ante todo,... ¡MUCHA PACIENCIA!

La maldición del ojo avizor con el diseño

Una de las características dolientes que un gestor cultural presenta, es su adicción a la observación de todas las señales, folletos, tipografías, diseño compositivos, en todos los actos a los que acude o folletos que llegan a sus manos. Como bien dice, Emilio Torné, es una especie de castigo, dado que ya no vas a ver las cosas de una forma inocente fijándote sólo en el contenido, sino que vas a intentar analizar y buscar fallos y bondades en todo lo que veas impreso.

Así, nos encontramos ante casos en los que el alineamiento a la izquierda, sin justificado, (llamado "en bandera") conlleva la necesidad de separación de palabras para que no queden demasiados huecos en blanco. Pero hay veces que se encuentran desastres como el de la figura.

Alineamiento en bandera, con partición de palabra y huecos estridentes

Por otro lado, me pareció original, por ejemplo, el folleto de la colección permanente del Museo Casa de la Moneda (Madrid) basándose en la forma circular de una moneda y con el contenido interior del texto adaptado a la forma con longitudes irregulares.

Portada folleto Museo Casa de la Moneda - forma circular

 Interior del folleto - organización de la información

Detalle de la longitud irregular de las líneas sin cortar palabras

No obstante, si nos fijamos en el texto, observamos que hay palabras resaltadas en negrita + cursiva, cosa que es redundante pues con un sola forma de resaltado (o negrita o cursiva) sería más que suficiente. O que en la portada, el título en blanco necesita de una sombra para trampear y mejorar su legibilidad. En fin, que siempre se van a encontrar errores ortotipográficos y de diseño. ¡Es una maldición!

El valor de la primera vez - tipos de público

Las 6P de Engage, by Brian Solis (Esquema: Pepe Zapata)

Si hace un tiempo hablaba en este mismo blog de la importancia de salir de las 4F's para certificar el éxito de un evento, en esta ocasión me gustaría hacer una mención a la clasificación de los públicos en función de la vinculación y del interés que despierta en la asistencia al evento de la índole que sea.

Podemos distinguir, por tanto, entre:

• Rehenes: aquellos que van al espectáculo porque son obligados y no les cabe otro remedio. Entre ellos están los niños que van con sus padres, el chico/a que va con su pareja porque le interesa a el/ella, los mayores que por imposibilidad de movimiento ó voluntad se ven obligados a asistir, etc
• Zombies: son los más insulsos. Van a los eventos porque es tradición, porque siempre se ha hecho, porque es gratis, porque no hay otra cosa, porque va todo el mundo, etcétera, pero no perciben ningún valor ni estímulo en lo que ven, no sienten nada, y están igual animicamente después que antes de haber ido. El evento/espectáculo no ha supuesto nada en su quehacer existencial.
• Mercenarios: son parecidos a los zombies, con un mayor interés por el evento, pero también llevados por la inercia social o económica. De hecho, si encuentran alguna otra actividad que les interese más o algún otro tipo de resistencia (hace mal tiempo, llueve, tienen que desplazarse, hay que pagar algo más de lo que tenían pensado,...) puede hacer que dejen de ir al evento.
• Promotores: son los que les gusta el espectáculo, sienten que mejora o alegra su existencia, lo defienden y tratan de divulgar esa experiencia a los demás para que también la sientan. Este tipo de público es el que hace crecer el espectáculo, es una recarga de energía para los organizadores y es al que hay que premiar y agradecer.

Resumen de tipos de público (Esquema: Pepe Zapata)

¿Dónde radica la diferencia y el punto de inflexión?

La respuesta es clave: en la primera experiencia ante el espectáculo. Es la que hay que cuidar muchísimo porque es lo que hace que se pueda volver y que se pueda pasar de mercenarios ó zombies a promotores. El acompañamiento, buen trato, calidad y pasión que se desprenda de la primera vez va a hacer posible que una persona siga confiando en el evento y sea prescriptor del mismo o, por el contrario, no vuelva a venir, incluso haga mala publicidad.

Por otro lado, algo que también recalca mucho Pepe Zapata, es la importancia no sólo de conseguir público nuevo (como hacen las operadoras de telefonía), personas que acudan por primera vez a un espectáculo, sino de mantener y cuidar al público que repite y al que es fiel. Requiere mucho más esfuerzo y tesón el hacer volver a alguien fiel que se haya ido por tener una mala experiencia, que obtener público nuevo. Así mismo, conviene detectar quién es el no-público, aquel público que ya se sabe que nunca va a venir por motivos varios. No es cuestión de dedicar esfuerzos en algo que no tiene sentido y sí aprovecharlo en ese público que viene esporádicamente, para que tenga una grata experiencia, genere una regularidad y llegue a crear una comunidad vinculante con el propio espectáculo.

 Creando comunidades (Esquema: Pepe Zapata)